Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, ihre Mitarbeitenden innerhalb bestimmter Fristen über die wesentlichen Arbeitsbedingungen zu informieren. Auch die betriebliche Altersversorgung gehört grundsätzlich zu den notwendigen Informationen, die der Arbeitnehmer schriftlich erhalten muss.
Die Umsetzung der „EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen“ erforderte jetzt eine Novellierung des 1995 in Kraft getretenen Nachweisgesetzes. Inzwischen hat der Bundestag die Neuerungen im Nachweisgesetz verabschiedet. Sie sind zum 01. August in Kraft getreten.
Wichtige Änderungen, die auch die betriebliche Altersvorsorge (bAV) betreffen:
- Die Information muss auch weiterhin schriftlich erfolgen. Sie muss eigenhändig unterschrieben sein. Ein Faksimile oder eine elektronische Unterschrift reichen nicht aus. Die Information ist dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Eine elektronische Übermittlung ist ausdrücklich ausgeschlossen. Somit ist die Papierform erforderlich.
- Arbeitgeber, die die Anforderungen zukünftig nicht erfüllen, begehen eine Ordnungswidrigkeit. Diese kann mit einer Geldbuße in Höhe von 2.000 Euro pro Arbeitnehmer geahndet werden.
- Eine Erleichterung gibt es, wenn die betriebliche Altersvorsorge im Rahmen von Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen geregelt ist. Dann können die genauen Angaben im Rahmen der erweiterten Informationspflichten ersetzt werden durch einen Hinweis auf die entsprechenden Regelungen. Aber auch für diesen Hinweis gilt die Schriftform.
Vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung in der bAV führte besonders die geforderte Schriftform im Gesetzgebungsverfahren zu vielen Diskussionen.
Bundesarbeitsministerium relativiert Schriftformerfordernis für Entgeltumwandlung
Das Bundesarbeitsministerium hatte sich in einer Mitteilung zum Schriftformerfordernis bei Entgeltumwandlung vom 07. Juli 2022 geäußert. Nach Ansicht des Bundesarbeitsministeriums gilt das Schriftformerfordernis nicht für die Entgeltumwandlung. Denn es verpflichtet den Arbeitgeber nur dazu, über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts zu informieren. Wie das Arbeitsentgelt im weiteren Verlauf verwendet wird – also zum Beispiel für die bAV – unterliegt dann nicht mehr dem Schriftformerfordernis.
Fazit
Nach Ansicht des Bundesarbeitsministeriums können Arbeitgeber im Rahmen der Entgeltumwandlung die arbeitsrechtliche Vereinbarung oder eine entsprechende Versorgungsordnung auch digital an den Mitarbeitenden übermitteln, ohne dadurch gegen das Nachweisgesetz zu verstoßen.
Aber: Trotz der Mitteilung des Bundesarbeitsministeriums tritt das Nachweisgesetz vollumfänglich in Kraft. Die Klarstellung ist zwar eine erfreuliche „Wendung“, entfaltet aber keine gesetzesverändernde Wirkung. Im Streitfall und vor Gericht könnte am Ende entscheidend sein, was im Gesetz steht. Außerdem gilt die „Vereinfachung“ des Bundesarbeitsministeriums ausschließlich für die Entgeltumwandlung. Sobald ein Arbeitgeberbeitrag zur bAV gezahlt wird – dazu gehört unsere Meinung nach auch der Arbeitgeberzuschuss - gilt immer auch das gesetzliche Schriftformerfordernis. Die Mitteilung des Bundesarbeitsministeriums läuft damit praktisch ins Leere.
Unsere Empfehlung
Auch wenn Sie für die Beratung und den Abschluss eine digitale Beratungsstrecke nutzen, empfehlen wir, dass der Arbeitgeber die arbeitsrechtliche Vereinbarung zusätzlich schriftlich an den Arbeitnehmer aushändigt. Das gilt zwingend bei Arbeitgeberfinanzierung und Matching-Modellen, aber auch für die reine Entgeltumwandlung (einschließlich eines Arbeitgeberzuschusses).
Übrigens: Das Nachweisgesetz ist auch bei Zusage einer betrieblichen Krankenversicherung zu beachten. Wünscht der Arbeitgeber dies nicht, sollten Sie ihn mindestens auf die unklare Rechtslage hinweisen und die Entscheidung des Arbeitgebers im Beratungsprotokoll festhalten.
